Como fazer a gestão dos seus documentos eletrônicos.

A emissão de notas fiscais eletrônicas é algo que já está no dia a dia das empresas, mas muitas ainda não sabem como proceder corretamente com o recebimento dos arquivos enviados por fornecedores, prestadores de serviços e transportadores. Assim como os arquivos emitidos, os recebidos precisam ser armazenados durante o período de cinco anos.

Talvez sua empresa ainda não tenha um processo de recepção, validação e armazenamento de documentos fiscais eletrônicos, mas saiba que esse é um processo exigido pelo Fisco e passível de multas.

Seguem algumas dicas de como proceder para evitar transtornos e prejuízos financeiros:

1) Crie uma conta de e-mail exclusiva para receber somente os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFS-e e CT-e);

2) Atualize seu cadastro junto aos seus fornecedores, prestadores de serviços e transportadores e divulgue seu endereço de e-mail;

3) Negocie com eles para que encaminhem o arquivo XML sempre que houver uma transação de venda, transporte ou prestação de serviços. Na maioria dos casos é enviado somente o link do site da prefeitura, ou então o arquivo em PDF. O arquivo XML comprova a autenticidade da nota emitida;

4) Caso não encaminhem os documentos por e-mail, solicite então que disponibilizem os arquivos em algum site, assim você poderá fazer o download dos arquivos;

5) Ao receber um arquivo, verifique se o mesmo está válido. Essa verificação pode ser feita no Portal da NF-e, Portal do CT-e e no Portal da prefeitura de seu município. Este procedimento é importantíssimo. Existem sistemas que fazem a recepção dos documentos e automaticamente validam junto ao site da prefeitura. Por incrível que pareça já existem por aí fraudadores de NFe;

6) Armazene de forma segura todos os arquivos recebidos;

7) Antes de aceitar a entrada de uma mercadoria, utilize o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Só aceite mercadorias em que o fornecedor disponibilizou o arquivo;

8- Lance todos os documentos fiscais eletrônicos em seu sistema de gestão; eles possuem informações essenciais para a geração do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital);

9) Encaminhe todos os arquivos XML recebidos para sua contabilidade.

Implementar, na íntegra, um processo de gestão de documentos fiscais eletrônicos é algo que vai muito além disso, mas esses são cuidados mais básicos que sua empresa precisa ter e podem ser feitos de forma manual.

O cenário ideal é aquele onde você utiliza processos bem definidos e softwares especialistas, podendo assim automatizar todos os tópicos acima descritos e contribuir com a melhoria de muitos outros.

Se sua empresa ainda não conseguiu implantar uma gestão de e-Docs, comece pelo processo básico. A recepção, validação e armazenamento de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos são obrigações fiscais e empresas que não fizerem poderão sofrer multas que podem chegar a 150% do valor do imposto devido.

Fonte: Consultoria Mastersaf