Se o livro digital já foi
enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, é possível verificar
o andamento dos trabalhos de autenticação por meio do PVA do Sped Contábil, no
menu "Consulta Situação".
O livro pode ser substituído
mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a
funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando
estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial) ou
substituído.
Se o livro estiver "em
análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e
solicite que o livro seja colocado em exigência. Também pode haver substituição
nos seguintes estados: recebido, recebido parcialmente, aguardando
processamento, aguardando pagamento e autenticado (*).
|
Status
|
Permite Substituição
|
|
Em análise
|
Não
|
|
Em Exigência
|
Sim
|
|
Autenticado
|
Não (*)
|
|
Substituído
|
Não
|
|
Recebido
|
Sim
|
|
Recebido Parcialmente
|
Sim
|
|
Aguardando Processamento
|
Sim
|
|
Aguardando Pagamento
|
Sim
|
Após a autenticação do livro, as retificações
de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 16 da Instrução
Normativa DREI no 111/13:
Art. 16. A retificação de
lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá
ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a
sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo
o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não,
contendo a escrituração retificada.
Parágrafo Único: Erros
contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de
Contabilidade.
Não confunda substituição do
livro com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a
recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
Art. 34. Ocorrendo extravio,
deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o
empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda – Eireli,
a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará
publicar, em jornal de grande circulação do local do estabelecimento, aviso
concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e
oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1o Recomposta a
escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do
substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a
ocorrência comunicada.
§ 2o A autenticação de novo
instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no
caput deste artigo.
§ 3o No caso de livro digital,
enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou
destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo,
devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à
administradora daquele Sistema.
(*) De acordo com os art. 17,
18, 19, 20 e 21 da Instrução Normativa DREI no 111/13:
Art. 17. Os termos de
autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado
erro de fato que torne imprestável a escrituração.
Parágrafo Único: Entende-se
por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não
possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere demonstrações
contábeis inconsistentes.
Art. 18. O termo de
cancelamento será lavrado:
I – Na mesma parte do livro
onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas;
e
II – Em arquivo próprio,
quando livro digital.
Art. 19. O termo de
cancelamento será lavrado por autenticador e conterá número do processo
administrativo ou judicial que o determinou.
Art. 20. O processo
administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do
titular da escrituração.
Parágrafo Único: Quando o
cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de
fato que a torne imprestável, deverá ser anexado ao processo administrativo,
laudo detalhado firmado por dois contadores.
Art. 21. Identificado erro
material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro
Empresarial e Integração, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação
de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido
cancelamento.
Parágrafo Único: O DREI
encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, ofício com a
solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro
(Nome Empresarial, tipo de livro, no de ordem e período a que se refere), para
providências cabíveis.
Os livros G, R e B são
equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um
livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
|
Livros
|
Substituição
|
|
G
|
Pode
ser substituído por outro livro G ou pelos livros R ou B.
|
|
R
|
Pode
ser substituído por outro livro R ou pelos livros G ou B.
|
|
B
|
Pode
ser substituído por outro livro B ou pelos livros G ou R.
|
|
A
|
Pode
ser substituído por outro livro A ou pelo livro Z.
|
|
Z
|
Pode
ser substituído por outro livro Z ou pelo livro A.
|
O NIRE é o Número de Inscrição
no Registro de Empresas na Junta Comercial. Até a versão 2.X do PVA do Sped
Contábil, o sistema identificava a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do
arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Portanto, caso o atendimento da
exigência dependa de modificação do NIRE, deve ser utilizado o requerimento
normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição, pois o
PVA do Sped Contábil não permite a substituição de escrituração em virtude de
NIRE incorreto. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai
retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe.
Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual
comprovação.
A partir da versão 3.X do PVA
do Sped Contábil (a partir de julho de 2013), a chave é o [HASH]. Portanto, a
partir da versão 3.X, será possível, caso o atendimento da exigência dependa de
modificação do NIRE, efetuar a substituição da escrituração.
No Sped Contábil é possível
transmitir uma escrituração de um ano-calendário posterior e, depois,
transmitir a escrituração de um ano-calendário anterior.
A mesma regra vale para a
substituição. É possível substituir uma escrituração de um ano-calendário
anterior, mesmo já tendo transmitido uma escrituração de um ano-calendário
posterior.
Roteiro prático para
substituição do livro digital:
1. Corrija as informações no
arquivo (livro digital): se o arquivo é o que foi assinado, remova a
assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que
fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para
fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de
Notas”.
Observação: A partir da versão
3.X do PVA do Sped Contábil, é possível corrigir as informações no próprio PVA
que possui a funcionalidade de edição de campos.
2. Valide o livro no PVA do
Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar
Escrituração Contábil.
3. Assine.
4. Gere o requerimento de
substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser
substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser
preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F (Não
há a letra “O” no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV.
5. Assine o requerimento.
6. Transmita.
Observação: Em alguns casos de
correção de exigências, o hash da escrituração substituta não é alterado, como
por exemplo, na troca de assinatura do requerimento de autenticação de
procurador para administrador. Nessas situações, para que um novo hash seja
gerado, inclua um espaço em brando em qualquer campo texto (sem limitação de
tamanho) da escrituração e adote novamente o procedimento de substituição do
livro digital.
Fonte: Anexo ao Ato
Declaratório Executivo Cofis no 103/2013 - Manual de Orientação do Leiaute da
ECD - Atualização: Dezembro de 2013
